Docutrail - Créer des PDF "legally authentic"

Dématérialisez facilement à l’aide de notre logiciel ergonomique et créez des PDF « legally authentic » à partir de vos documents papier, passés et futurs.

Avec une traçabilité et une « legally authentic » inégalées des edocuments, notre solution de dématérialisation facile à mettre en œuvre permet à tout service de numérisation interne d’archiver ses archives passées et futures, avec le niveau de sécurité juridique le plus élevé possible.

La gouvernance, la réglementation et la conformité (GRC) devenant de plus en plus strictes dans de nombreux secteurs, les documents électroniques qui sont juridiquement authentiques (peuvent être confirmés par un tribunal et offrent une piste de chaîne de traçabilité transparente) fourniront l’assurance nécessaire pour dématérialiser le papier, passé et futur. Notre solution abordable permet aux services de numérisation internes de toutes tailles de créer des documents électroniques “legally authentic“ à partir de documents papier, garantissant leur intégrité à long terme, créant une mémoire d’entreprise transparente et permettant une gestion intelligente des dossiers.

Les copies sur papier original, peuvent être détruites si vous le souhaitez, aucune autre méthode ou technologie de numérisation ne peut correspondre à notre processus « legally authentic ».

Gestion et stockage de fichiers numériques d’entreprise

    • Docutrail peut être téléchargé et utilisé facilement par la majorité des scanners
    • Utilise des métadonnées reposant sur la technologie XMP qui encapsule automatiquement un document numérisé pendant le processus de numérisation
    • Métadonnées inviolables restent dans un document tout au long de son cycle de vie et sont facilement lisibles par des tiers à l’aide de PDF Pro
    • Métadonnées des documents peuvent être stockées dans notre propre Blockchain pour assurer l’intégrité des documents à long terme et peuvent être comparées aux métadonnées d’origine à une date ultérieure.
    • Recherche de précision en utilisant l’OCR et les métadonnées: les fichiers PDF sont de haute qualité, ils peuvent être recherchés dans le texte et conservent le format et la présentation identiques aux documents originaux.
    • Peut être stocké sur vos propres serveurs avec Microsoft Azure (répond aux normes RGPD et ISO 27001)
    • Usages juridiques et utilisable devant les tribunaux
    • Définir les types de documents et de dossiers
    • Définir un accès sécurisé pour les utilisateurs.
    • Aide à l’eDiscovery.
    • Fichiers peuvent être organisés au cas par cas, par sujet, etc.
    • Partager des fichiers en toute sécurité

Parmi les secteurs d’activités dont le besoin en documents « legally authentic »

  • Juridique et cabinets d’avocats
  • Entreprises
  • Santé et médical
  • Bancaire et financier
  • Sciences de la vie
  • Assurance
  • Énergie
  • Entreprises d’ingénierie et de construction
  • Pharmaceutique
  • Gestion des déchets

 

Chaîne de traçabilité

L’ensemble du processus de numérisation est validé à l’aide de certifications de métadonnées et de vérifications par les collaborateurs. Il permet de créer des documents PDF inviolables et juridiquement contraignants. Les métadonnées du document certifient que le processus de numérisation est conforme aux lois nationales et internationales applicables et que ces informations sont stockées dans la Blockchain. Cela garantit également que les documents ne peuvent pas être modifiés.

Technologie innovante

  • Clawd Docutrail est facilement téléchargeable sur tous les scanners et sont connectés avec notre plateforme pour la mise à jour des certifications.
  • Avec une application compatible Adobe XMP, votre équipe peut capturer des informations utiles dans un dossier (titres, descriptions, mots clés pouvant être recherchés, informations actualisées sur l’auteur et les droits d’auteur) dans un format facilement compréhensible par tous. A l’instar des applications logicielles, les périphériques matériels, et même les formats de fichiers.
  • Les métadonnées sont appliquées automatiquement lors de la numérisation.
  • Les métadonnées de document peuvent être stockées dans Blockchain pour un stockage à long terme et pour vérifier l’intégrité et le parcours des documents originaux.

Conformité assurée

  • Conforme aux exigences de métadonnées ISO 13028 (processus de dématérialisation) et ISO 16684
  • Les certificats de signature numérique suivent les règles PAdES
  • Les fichiers PDF sont conformes aux normes ISO 32000 et ISO 19005
  • L’intégrité des documents est conforme aux normes ISO 15489 et ISO 27001
  • Nous utilisons Microsoft Azure comme cloud, qui respecte de nombreuses normes de conformité internationales et spécifiques au secteur, telles que le règlement général de protection des données (RGPD), ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 et SOC 2, ainsi que les normes spécifiques par pays, y compris l’IRAP australien, le G-Cloud britannique et le MTCS de Singapour. Des audits rigoureux, effectués par des tiers, tels que ceux effectués par le British Standards Institute, vérifient qu’Azur respecte les contrôles de sécurité stricts imposés par ces normes.
  • PDF ou PDF/A-3