Dématérialisation simplifiée, légalement authentifiée et conforme aux normes ISO

La plupart des entreprises sont submergées par le papier et manquent d’efforts pour stocker, organiser et dématérialiser leurs documents papier au format PDF conforme et légal. Nous proposons des services de numérisation conformes aux exigences légales et aux lois applicables en matière de dématérialisation de documents d’un formulaire papier à un fichier PDF legally authentic.

• Au cours du processus de numérisation, chaque document est enregistré avec des métadonnées inviolables dans lesquelles des certificats de signature numérique sont appliqués. Ces dernières assurent une validation du processus et créent un fichier PDF qui a valeur probante devant les tribunaux.
• Les fichiers PDF sont classés en fonction de mots-clés ou de métadonnées, facilitant leur extraction.
• Chaque fichier PDF est inviolable et juridiquement contraignant comme l’original.
• Les métadonnées contiennent des informations telles que: quand et où il a été créé, par qui, les modifications apportées et affichent les signatures liées.
• Les métadonnées sont inviolables; elles peuvent être facilement lues par des tiers et être stockées dans la Blockchain.
• Les documents papier originaux peuvent être détruits si vous le souhaitez.
• Les fichiers PDF peuvent être stockés sur les serveurs de la société ou sur notre cloud sécurisé.
• La technologie est conforme à toutes les règles ISO applicables en matière de métadonnées et de documents numériques.
• Notre technologies intègre des documents numérisés avec des métadonnées dans des coffres-forts ou des cahiers de notes en ligne sécurisés.
• La copie sur papier original peut être détruite si cela est souhaité et applicable. Notre solution de dématérialisation suit les règles ISO 15489 et ISO 27001 – PDF / A3.
• Le processus de dématérialisation de Clawd est conforme à la norme ISO 13028 et les outils d’injection de métadonnées sont conformes à la norme ISO 16684.
• Les documents peuvent être consultés sur des appareils mobiles.
• L’ensemble du processus de numérisation est validé par des certifications de métadonnées et des vérifications d’identité des collaborateurs. Il crée des documents PDF inviolables et juridiquement contraignants.

Les métadonnées du document certifient que le processus de numérisation est conforme aux lois nationales et internationales en vigueur et que les informations sont stockées dans la Blockchain. Cela garantit également que les documents sont sécurisés et ne peuvent pas être modifiés.

 

Les avantages des documents électroniques légaux:

Clawd CSO ne s’appuie pas sur des liens de métadonnées de document créés manuellement, stockés dans des « entrepôts de données »; le système encapsule automatiquement les métadonnées dans le document numérique.

Cela entraîne des économies importantes et aucune erreur humaine.

Ces métadonnées infuses XMP uniques créent des documents électroniques juridiquement authentiques et aussi valables que des documents nés papier.

Les documents électroniques peuvent être stockés dans le système existant de l’entreprise ou dans notre réseau de cloud mondial, dans le respect de toutes les lois en vigueur dans le pays.

Les secteurs d’activités ayant besoin de documents juridiques

La conformité et la réglementation devenant de plus en plus strictes dans les secteurs ci-dessous, les documents électroniques authentiquement légaux, dotés d’une piste d’audit, offrant la plus haute valeur probante et la «règle de la meilleure preuve» leur donneront l’assurance nécessaire pour se dématérialiser.

Les principaux secteurs concernés:

• juridique
• médical
• bancaire et financier
• sciences
• assurance
• énergie
• ingénierie et construction
• transport, logistique et stockage des produits pharmaceutiques et des déchets