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Responsabiliser les équipes de travail à distance et hybrides
Permettez à vos employés d'accéder aux documents n'importe où

Même avant la pandémie, de nombreuses personnes travaillaient à domicile et certaines organisations étaient complètement éloignées. Ce que la pandémie a fait, cependant, c'est de faire prendre conscience au monde que la plupart des emplois de cols blancs pouvaient être effectués à distance à partir de la maison avec beaucoup de succès.

Signatures et vérification de l'identité
Cela ne signifie pas qu'il n'y avait pas de problèmes, cependant. Sans l'embauche et l'intégration en personne, les contrats de travail et les NDA n'étaient pas physiquement signés sur des contrats papier. Une signature électronique a été utilisée dans un document numérique, mais ce processus n'était pas sécurisé. Il est difficile de prouver que le document signé n'a pas été modifié pendant le processus de signature. Un autre inconvénient était que l'identité du signataire n'avait pas été vérifiée, ou qu'il était difficile de prouver que le signataire prévu avait vraiment signé le document. Les gens n'étant plus là où les documents papier ont été créés et signés, les outils de signature électronique actuels répondent à toutes les exigences de base - mais ils ne peuvent pas fournir une preuve irréfutable que le signataire a signé, ou qu'ils sont même qui ils prétendent être.

Clawd Technologies résout ce problème en proposant des signatures électroniques UnikSign, avec une valeur probante plus élevée que les autres produits de signature électronique sur le marché. Tous les documents signés avec une signature électronique UnikSign vérifient que la signature électronique du signataire est valide et qu'ils ont au moins un niveau de vérification d'identité de base.

Chaque document signé a des métadonnées XMP injectées dans le document pour l'encapsuler, garantissant que les signatures ou le document lui-même ne peuvent pas être modifiés ou altérés. Chaque document est livré avec un certificat d'achèvement, qui contient le nom du signataire, un horodatage basé sur l'emplacement, l'adresse IP et une piste d'audit de toutes les interactions avec le document numérique. Clawd Technologies applique une signature pour sceller le document, qui est autorisé par Entrust. Ce document est l'original juridique et a la valeur probante la plus élevée dans un tribunal pour un document numérique.

Si vous souhaitez un niveau de sécurité encore plus élevé, vous pouvez demander à vos employés de faire vérifier leur identité et d'obtenir un certificat numérique avancé, reliant leur identité numérique à leur signature électronique UnikSign. Leur signature électronique a maintenant la même validité que leur signature manuscrite et ne peut être contestée.

Avec des employés vérifiés, vous pouvez désormais obtenir un certificat numérique pour votre organisation et permettre aux employés clés de signer au nom de l'entreprise. UnikSign élimine les conjectures de savoir avec qui vous travaillez, même si vous ne les avez jamais rencontrés en personne.

Numérisation et stockage sécurisé des documents
Le fait d'être physiquement retiré du bureau signifie que ces employés ne peuvent pas travailler avec vos dossiers et vos contrats. Même un employé travaillant à distance peut causer des problèmes dans un environnement papier. Afin d'être efficace et d'offrir un accès égal à tous vos employés, votre mémoire institutionnelle doit être en format numérique. Il est long et injuste de demander aux employés du bureau de chercher du matériel pour ceux qui ne sont pas au bureau et pourrait également créer du ressentiment. Avec des fichiers numériques et un accès facile au stockage de documents de n'importe où, un employé de votre bureau à Chicago peut accéder à un contrat aussi facilement et rapidement qu'un employé travaillant à distance en Australie.

Non seulement toutes les informations sont faciles à trouver via la recherche OCR, l'indexation et les balises, mais les droits d'accès aux documents et aux dossiers sont entièrement personnalisables. Assurez-vous qu'un employé ne verra pas quelque chose qu'il ne devrait pas voir.